Telefonate am Schreibtisch, spontane Besprechungen zwischen Arbeitsplätzen und fehlende Rückzugsmöglichkeiten können den Büroalltag erheblich erschweren. Solche Probleme entstehen nicht zwangsläufig durch zu wenig Platz. Entscheidend ist häufig, wie die vorhandenen Räume aufgeteilt und eingerichtet sind. Werden unterschiedliche Tätigkeiten bei der Gestaltung nicht berücksichtigt, entstehen Arbeitsbereiche, die sich gegenseitig stören.
Die Anzahl der Beschäftigten, ihre Tätigkeiten und die vorhandenen Raummaße bestimmen, wie Arbeitsplätze angeordnet werden können. Neben der Möblierung sind insbesondere Bewegungsflächen, Lichtverhältnisse, Akustik und technische Anschlüsse zu berücksichtigen.
Kurzfassung
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Arbeitsabläufe als Ausgangspunkt der Bürogestaltung
Nicht jede Tätigkeit stellt dieselben Anforderungen an einen Arbeitsplatz. Beschäftigte in der Buchhaltung benötigen beispielsweise längere Phasen konzentrierter Bildschirmarbeit. Im Vertrieb gehören Telefonate und kurze Abstimmungen dagegen häufig zum Tagesablauf. Werden beide Tätigkeiten ohne räumliche Trennung ausgeführt, können Gespräche die Arbeit anderer Beschäftigter unterbrechen.
Vor der Einrichtung ist deshalb zu klären, welche Aufgaben in den einzelnen Abteilungen anfallen. Auch die Anzahl gleichzeitig anwesender Personen ist entscheidend. Bei wechselnder Anwesenheit kann eine andere Arbeitsplatzverteilung erforderlich sein als in Unternehmen mit festen Schreibtischen. Diese Anforderungen müssen berücksichtigt werden, wenn eine Firma mit der Büroeinrichtung beauftragt wird.
Bürokonzept, Büroplanung und Ausstattung unterscheiden
Das Bürokonzept beschreibt, wie die Räume grundsätzlich genutzt werden sollen. Es legt beispielsweise fest, ob feste Arbeitsplätze, gemeinsam genutzte Schreibtische oder getrennte Bereiche für Besprechungen vorgesehen sind.
Die Büroplanung überträgt diese Festlegungen auf die vorhandenen Räumlichkeiten. Dazu gehören die Positionen der Arbeitsplätze, die Breite der Verkehrswege sowie die Anordnung von Türen, Fenstern und technischen Anschlüssen. Auch die Anforderungen an Fluchtwege und Bewegungsflächen müssen berücksichtigt werden.
Erst die Büroausstattung betrifft die konkreten Einrichtungsgegenstände. Schreibtische, Bürostühle, Schränke, Leuchten und Trennwände werden entsprechend ihrer vorgesehenen Nutzung ausgewählt.
Die Auswahl der Möbel sollte erst erfolgen, wenn ihre vorgesehene Nutzung und Position im Raum feststehen.
Arbeitszonen nach Tätigkeiten aufteilen
Offene Büroflächen ermöglichen kurze Wege zwischen Beschäftigten, bringen jedoch unterschiedliche Geräuschquellen zusammen. Telefonate, Gespräche und laufende Bürogeräte können insbesondere bei Aufgaben mit hohem Konzentrationsbedarf störend sein.
Eine räumliche Aufteilung kann verschiedene Nutzungsbereiche vorsehen. Dazu gehören Arbeitsplätze für konzentrierte Tätigkeiten, Besprechungsräume, Telefonbereiche und gemeinschaftlich genutzte Flächen.
Die Lage dieser Bereiche ist ebenfalls zu berücksichtigen. Ein ruhiger Arbeitsplatz unmittelbar neben einer Teeküche oder einem stark genutzten Durchgang ist regelmäßig höheren Geräuschbelastungen ausgesetzt. Drucker und andere gemeinsam genutzte Geräte sollten erreichbar sein, ohne dass ihre Nutzung ständig durch ruhige Arbeitszonen führt.
Bei der Planung müssen außerdem ausreichend breite Verkehrswege erhalten bleiben. Möbel dürfen weder Fluchtwege einschränken noch Türen oder notwendige Bewegungsflächen blockieren.
Ergonomische Arbeitsplätze technisch abstimmen
Ein ergonomischer Bildschirmarbeitsplatz erfordert, dass Schreibtisch, Bürostuhl und Arbeitsmittel an die körperlichen Voraussetzungen der jeweiligen Person angepasst werden können.
Bei einem Bürostuhl ist zunächst die Sitzhöhe entscheidend. Die Füße sollten vollständig auf dem Boden stehen können, während die Oberschenkel möglichst wenig Druck durch die Vorderkante der Sitzfläche erfahren. Eine verstellbare Sitztiefe ermöglicht es, die Auflagefläche an unterschiedliche Beinlängen anzupassen.
Die Rückenlehne sollte Bewegungen des Oberkörpers zulassen und den unteren Rücken im Bereich der Lendenwirbelsäule unterstützen. Eine verstellbare Lordosenstütze kann hierfür entsprechend positioniert werden. Höhenverstellbare Armlehnen ermöglichen es, die Unterarme abzulegen, ohne die Schultern anzuheben.
Für Arbeitsplätze mit unterschiedlichen Tischhöhen eignen sich Sitzmöbel, deren Sitzhöhe entsprechend angepasst werden kann. Dreidimensional bewegliche Sitzgelenke ermöglichen kleine Bewegungen des Beckens und Oberkörpers während des Sitzens. Je nach Ausführung lassen sich solche Stühle sowohl an klassischen Schreibtischen als auch an erhöhten Arbeits- und Besprechungstischen einsetzen.
Auch die Tischhöhe muss zur Sitzposition passen. Bei der Bildschirmarbeit sollten die Unterarme möglichst entspannt aufliegen können. Der Bildschirm wird so aufgestellt, dass die oberste Textzeile üblicherweise nicht oberhalb der Augenhöhe liegt.
Auch Tastatur und Maus sollten so angeordnet sein, dass die Handgelenke beim Arbeiten möglichst gerade bleiben.
Beleuchtung und Raumakustik berücksichtigen
Ungünstig positionierte Schreibtische können dazu führen, dass sich Fenster oder Leuchten auf Bildschirmen spiegeln. Tageslicht sollte deshalb möglichst seitlich auf die Arbeitsplätze fallen. Ergänzende Leuchten müssen eine ausreichende Beleuchtungsstärke gewährleisten, ohne Beschäftigte direkt zu blenden.
Für die Raumakustik sind insbesondere die Oberflächen und die räumliche Anordnung entscheidend. Glas, Beton und andere harte Materialien reflektieren Schall. Akustikdecken, textile Bodenbeläge und schallabsorbierende Wandflächen können dagegen den Nachhall verringern.
Zwischen benachbarten Arbeitsplätzen können ausreichend hohe, schallabsorbierende Trennwände die direkte Schallausbreitung begrenzen. Das zeigt beispielsweise die Verwendung akustisch wirksamer Vorhänge zur räumlichen Abgrenzung von Arbeitsbereichen, wie sie in der architektonischen Raumgestaltung beschrieben wird. Schallabsorbierende Materialien ersetzen allerdings keine räumliche Trennung, wenn vertrauliche Gespräche oder längere Telefonate stattfinden.
Spätere Änderungen der Raumnutzung einplanen
Die Anzahl der Arbeitsplätze kann sich durch neue Beschäftigte, veränderte Abteilungen oder andere Anwesenheitsregelungen verändern. Bereits bei der ersten Raumaufteilung ist deshalb zu prüfen, welche Flächen später anders genutzt werden könnten.
Modulare Schreibtischsysteme und versetzbare Trennwände ermöglichen eine veränderte Möblierung, sofern Anschlüsse und Verkehrswege dies zulassen. Fest eingebaute Elemente begrenzen dagegen die Möglichkeiten einer späteren Umgestaltung.
Vor der Umsetzung können maßstäbliche Grundrisse oder dreidimensionale Darstellungen helfen, Abstände und Möbelanordnungen zu überprüfen. Dabei lassen sich beispielsweise zu schmale Durchgänge oder ungünstig positionierte Schränke erkennen, bevor die Einrichtung montiert wird.
Fazit
Die räumliche Trennung geräuschintensiver Tätigkeiten, ausreichend bemessene Verkehrswege und anpassbare Arbeitsplätze sollten bereits vor der Möbelauswahl festgelegt werden. Unterschiedliche Tätigkeiten benötigen geeignete Arbeitsbereiche, während ergonomische Einstellungen, Beleuchtung und Akustik die Bedingungen am einzelnen Arbeitsplatz bestimmen.
Die räumliche Planung sollte deshalb vor der Auswahl der Einrichtungsgegenstände erfolgen. Auch mögliche Veränderungen der Beschäftigtenzahl und der Flächennutzung gehören in diese Überlegungen.
Dorine